Требования к заполнению документов при поставке сушеных морепродуктов из Вьетнама.

Поставки морепродуктов идут во многие страны мира и везде есть своя специфика при приеме документов в соответствующих службах. Требования к заполнению документов могут отличаться от стандартных, которые соответствуют международным требованиям. Например, контролирующие органы страны назначения могут требовать ветеринарный сертификат на национальном языке, могут так же потребоваться какие-то особые отметки и т. п.

Кроме того ряд заказчиков может использовать всевозможные оптимизационные схемы, когда покупатель одна компания, плательщик по контракту — другая компания, получатель — третья организация.

Таким образом, если есть подобные особенности, то заказчику необходимо сообщить производителю достаточную информацию, чтобы было ясно как нужно заполнять те или иные пункты грузосопроводительных документов на морепродукты. Причем чем подробнее и однозначнее будет составлена инструкция, тем меньше шансов каких-то ошибок  и неприятных сюрпризов.

Лучше всего свои пожелания к заполнению бумаг оформить следующим образом:

— Документ такой-то

— Графа такая-то: нужно заполнить следующими данными;

— Поле такое-то: требуется заполнить такими-то образом;

И так по каждому документу нужно предоставить желаемый текст заполнения.

Обычно данные нужного заполнения транспортных документов согласовывают со своим брокером/перевозчиком.

Например, так:
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Requirements for shipping documents:
Требования к заполнению документов:
B/L (коносамент)
Consignee name & address: (Грузополучатель и адрес)
To Order Donbass IMEX & 29 Promyshlennaya Str, Donetsk, Ukraine (Пример)

Notify Party: (Уведомлять о прибытии контейнеров)
Mr Sergey Ivanov, Phone: +380501234567 (Пример)

Certificates: (Сертификаты)
Goods consigned to: (Товар отгружен для)
Donbass IMEX & 29 Promyshlennaya Str, Donetsk, Ukraine (Пример)

Additional instruction: (Дополнительные пожелания)
Veterinery C-t — it should be in English and (Ukrainian, Russian. Moldavian, etc) (Оставить нужное)
The originals must be sent by TNT or DHL, not in the container or by captain post. (Пример)

Cargo Agent in Vietnam (при заказе на условиях FOB — представитель транспортника покупателя во Вьетнаме)
Ms Chriss Zhang (Пример)
CASA Vientam
Tel: 123456789123
Direct line : 123456789123
Fax: 123456789123
E-mail:[email protected]
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Примечание: отмеченное синим – убрать, красным — заполнить соответствующие пункты своими данными.

Разумеется не все заказчикам нужно столь детально все расписывать. Если нет особых требований, что случается редко, то можно свои пожелания к заполнению документов на Поставку сушеных морепродуктов свести к следующему:

«Особых требований нет, заполняйте все документы стандартно, используя данные нашей компании из контракта».